Te vas a preguntar qué es un programa de administración de ficheros o bien documental: se trata de una solución digital que se hace cargo del almacenaje, seguimiento y ficheros de documentos. Todas y cada una aquellas empresas que deseen tener ordenados sus documentos y acceder a ellos en cualquier instante deberían contar con de uno, y es por esta razón que deseamos mostrarte los beneficios de emplearlo, aparte de aconsejarte cuatro programas que te podrían valer para la administración reportaje de tu negocio:
EMPEZAR A GESTIONAR MIS ARCHIVOS DE OBRA
Beneficios de emplear un gestor de archivos
- Creación de carpetas: Vas a poder tener tus documentos ordenados por carpetitas y subcarpetas, conforme la obra y proyecto que estes realizando
- Facilidad de acceso: Al tener subidos los ficheros a la nube, vas a poder acceder a ellos donde desees y con el dispositivo que desees.
- Fácil de compartir: Si es preciso, vas a poder compartir los documentos con tus clientes del servicio de forma veloz sin precisar ir a la oficina ni dar en mano
- Control de documentos: Tener todos y cada uno de los documentos en un sitio te va a ayudar a tener más controlados los diferentes ficheros, además de esto vas a poder ir modificándonoslos fácilmente y rápida
- Mejoras de la gestión: Todos los implicados en la obra pueden tener exactamente la misma información al unísono, mejorando de esta forma la administración del proyecto.
PROGRAMAS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS DE OBRAS
Open KM
Es posible recopilar toda la información desde cualquier fuente. Además de esto, dispone de busca avanzada de documentos y herramientas administrativas para asignar papeles en la compañía.
Este género de sistema facilita:
- La administración, creación, clasificación y mantenimiento de los documentos
- Resolución de labores automáticas y reglas de validación
- Simplificación de los procesos de negocios por medio de un workflow
Open KM va más dirigido a empresas que deban compartir información y contenido interno por medio de un flujo de trabajo entre los diferentes empleados de la compañía.
Athento
Se trata de un sistema de administración del documento por medio de su ciclo vital, desde el primer boceto hasta el documento final.
Sus peculiaridades señaladas son:
- Organización de la documentación corporativa
- Control de generación de contenido
- Acceso de forma remota
- Almacenamiento de archivos
- Conservación de versiones de documentos
Athento esta dirigido a aquellas empresas que maneja un gran número de documentos diarios, ayuda a reducir el trabajo manual creando automatización inteligente en el momento de clasificación, extracción de datos o bien asociación de documentos.
QuoBuilding
Esta herramienta de la solución Quonext facilita la administración para la construcción y solución documental asociada a las obras que hace la organización por medio de Microsoft Dynamics trescientos sesenta y cinco, entre las que podemos encontrar:
- Gestión de información: Documentos, labores, planificadores, etc.
- Gestión documental: Planos, presupuestos, licencias, etc.
- Integración de labores y documentos: por medio de Project Outlook y office.
Quobuilding se dirige a grandes empresas de construcción, pues no solo administra la sección de documentos de obra, si no que acompaña el proceso completo desde las finanzas hasta los recursos humanos de la compañía.
Gestor de ficheros STIMAT
Recientemente, hemos visto la necesidad de contar con de toda la información de la obra de forma rápida y desde cualquier lugar. De ahí que, hemos incorporado a nuestro generador de presupuesto STIMAT un gestor de archivos para cada presupuesto personalizado. De esta forma, no solo vas a poder efectuar el presupuesto del cliente del servicio de forma veloz, sino asimismo vas a tener de forma ordenada toda la información de esa obra.
Gracias al gestor de ficheros STIMAT, vas a poder entre otras muchas utilidades:
- Tener todo bien ordenado en un lugar, en la nube interna del propio gestor
- Subir cualquier tipo de archivo
- Subir y acceder a los archivos también desde tu móvil o bien tablet
- Añadir los documentos a tus presupuestos en 1 clic
El generador del archivo STIMAT, esta desarrollado para la administración de documentos de obras nuevas y residenciales, el que te va a ayudar a interaccionar y compartir información esencial con los clientes del servicio.
Realizar una obra significa contar con de una gran cantidad de documentos como permisos, contratos, subcontratas, especificaciones del cliente del servicio, planos o bien rende, por nombrar varios. Si disponemos de un gestor de ficheros, vamos a poder tener todos estos documentos a nuestro alcance en cualquier sitio con solo un click. Te recomendamos probar el gestor de ficheros de STIMAT.
